Responsabilité du donneur d’ordre : ce que vous risquez avec un prestataire de nettoyage non conforme
Externaliser l’entretien de ses locaux à une entreprise de nettoyage semble être une solution simple pour se concentrer sur son cœur de métier. Pourtant, la loi est claire : en tant que client (donneur d’ordre), vous êtes solidairement responsable de la conformité de votre prestataire.
Si votre partenaire ne respecte pas ses obligations sociales ou fiscales, c’est votre entreprise qui se retrouve en première ligne. Voici les risques réels auxquels vous vous exposez.
1. Le délit de vigilance : vous avez une obligation de contrôle
Depuis la loi sur le travail dissimulé, vous ne pouvez pas simplement “faire confiance”. Vous avez une obligation de vigilance tous les 6 mois pour tout contrat dépassant 5 000 € HT.
Vous devez impérativement vérifier que votre prestataire :
- Est immatriculé (Kbis).
- Est à jour de ses cotisations sociales (Attestation de vigilance URSSAF).
- Respecte les règles liées à l’emploi de salariés étrangers.
Le risque
Si votre prestataire emploie des travailleurs non déclarés et que vous n’avez pas procédé à ces vérifications, vous pouvez être condamné à payer ses impôts, ses cotisations sociales et les pénalités de retard à sa place.
2. Risque financier : la solidarité financière
Si l’URSSAF ou le fisc constatent une fraude chez votre prestataire de nettoyage, l’administration peut se retourner contre vous via la solidarité financière.
Concrètement, l’État peut vous réclamer le paiement des sommes dues par le prestataire si vous avez manqué à votre devoir de vérification. Pour une PME, ces montants peuvent rapidement mettre la trésorerie en péril.
3. Risque pénal et administratif
En cas de contrôle pour travail dissimulé sur votre site, les sanctions ne s’arrêtent pas au portefeuille :
- Fermeture administrative de votre établissement (même si vous n’êtes pas l’employeur direct).
- Exclusion des marchés publics pour une durée déterminée.
- Peines d’emprisonnement et amendes lourdes pour le dirigeant dans les cas les plus graves.
4. L’impact dévastateur sur votre image de marque
À l’heure de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), l’éthique de vos sous-traitants fait partie intégrante de votre réputation.
Un scandale lié à des conditions de travail indignes ou à du travail dissimulé chez votre prestataire de nettoyage peut ruiner des années d’efforts de communication. Vos clients et partenaires sont de plus en plus attentifs à la transparence de toute la chaîne de valeur.
Comment se protéger ? 3 conseils clés
- Exigez les documents légaux avant le début de la prestation, puis tous les 6 mois sans exception.
- Méfiez-vous des prix anormalement bas. Si le tarif horaire proposé est inférieur au coût du travail (SMIC + charges + frais de structure), la non-conformité est presque garantie.
- Insérez des clauses de résiliation immédiate dans vos contrats en cas de manquement du prestataire à ses obligations sociales.
Checklist : Votre prestataire de nettoyage est-il en règle ?
Avant de signer (ou pour auditer votre contrat actuel), passez ces 5 points au crible. Si vous avez un doute sur l’un d’entre eux, vous êtes potentiellement en zone de risque.
Le conseil d'expert
Ne vous contentez pas de stocker ces documents dans un dossier. Créez-vous une alerte calendrier tous les 6 mois pour demander les mises à jour. En cas de contrôle, c’est cette régularité qui prouvera votre bonne foi.
La responsabilité du donneur d’ordre est un sujet sérieux qui ne tolère aucune approximation. En confiant votre entretien à Globe Cleaner, vous vous offrez bien plus qu’un espace propre : vous vous offrez la tranquillité d’esprit d’un dirigeant protégé.
L’attestation de vigilance URSSAF (Le “Must-Have”)
C’est le document le plus important. Il prouve que le prestataire déclare et paie ses cotisations sociales.
- Le piège : Accepter une attestation périmée.
- Le réflexe : Elle doit dater de moins de 6 mois.
- Astuce : Vérifiez l’authenticité du document grâce au code de sécurité présent sur l’attestation via le site de l’URSSAF.
L’extrait Kbis de moins de 3 mois
Il garantit l’existence légale de l’entreprise.
- À vérifier : L’objet social doit correspondre à l’activité de nettoyage. Vérifiez également que l’entreprise n’est pas en procédure de liquidation judiciaire, ce qui rendrait votre contrat caduc.
La liste des salariés étrangers (Si concerné)
Si le prestataire emploie des salariés hors Union Européenne, il doit vous fournir une liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail.
- L’obligation : Vous devez vérifier que ces titres de travail sont valides.
L’adéquation “Prix / Temps de travail”
Sortez votre calculatrice. Si le devis total, divisé par le nombre d’heures prévues, arrive proche du SMIC horaire brut, c’est une alerte rouge.
- Le calcul : Un prix conforme doit couvrir le salaire, les charges sociales, le matériel, les produits, les frais de structure et la marge. Si c’est trop beau pour être vrai, c’est souvent que les cotisations ne sont pas payées.
L’attestation d’assurance Responsabilité Civile (RC Pro)
En cas de dégradation dans vos locaux (ordinateur cassé, sol inondé), c’est cette assurance qui vous indemnisera.
- Le point de contrôle : Vérifiez que l’attestation est bien à jour pour l’année en cours et que les plafonds de garantie sont suffisants pour vos infrastructures.
Conclusion
Choisir un prestataire de nettoyage ne doit pas se faire uniquement sur le critère du prix. C’est un choix stratégique qui engage votre responsabilité juridique et la pérennité de votre entreprise.
